Gestione documentale:
InOrdine
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  • InOrdine è il software innovativo per la gestione documentale aziendale integrato con WH&RE ERP.

InOrdine ti permette di acquisire, archiviare, classificare, ricercare e condividere in modo semplice e veloce tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato.

Il sistema è in grado di supportare tutte le attività di gestione della documentazione in azienda, dal ciclo passivo al ciclo attivo, i documenti per la gestione della qualità, le certificazioni di prodotto, la documentazione tecnica, per consentire con poche e semplici operazioni una classificazione automatica dei documenti e, ove richiesto, di attribuire il numero di protocollo in modo rapido.

  • Perché dotarsi di un sistema di gestione documentale?

  • Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale
  • Condivisione di informazioni fra risorse interne ed esterne
  • Riduzione del tempo di ricerca delle informazioni
  • Centralizzazione dell’archivio aziendale: unico archivio per qualsiasi documento manipolato (documento di Microsoft Office, e-mail, documento da file system, da sistema gestionale, cartaceo)
  • Minore utilizzo di carta
  • Riduzione dello spazio fisico da dedicare agli archivi cartacei
  • 1. Soluzione web senza limiti di utenti

Tutte le funzioni sono fruibili senza limiti di utenti utilizzando un semplice browser, senza richiedere l’installazione di software specifico sui client. Il sistema è predisposto per essere fruibile su tablet e smartphone. Per rendere più semplice e veloce la fase di archiviazione e classificazione è stata studiata una interfaccia adatta a questo scopo: tutte le operazioni sono state ottimizzate e rese intuitive ed immediate.

  • 2. Ricerca

InOrdine indicizza il contenuto di tutti i documenti e dei loro attributi e consente di effettuare ricerche tramite un’unica casella di testo. La ricerca è facile ed intuitiva. Non è più indispensabile sapere chi ha archiviato un determinato documento o in quale fascicolo si trovi, inserendo una qualsiasi parola o frase contenuta in uno dei documenti che fanno parte del fascicolo o in una delle informazioni di classificazione, come il numero di protocollo, date di riferimento, argomenti trattati, nominativi dei clienti o fornitori, i documenti saranno resi disponibili in base ai livelli di privilegio legati al ruolo dell’utente. La copia in formato elettronico di ogni singolo documento è resa disponibile per la stampa e per la condivisione all’interno o all’esterno dell’organizzazione. La ricerca avanzata ci consente di navigare sino alla cartella dei documenti, accessibili con un semplice click.

  • 3. Acquisizione e classificazione documenti dinamica e flessibile

E’ possibile archiviare e classificare i documenti tramite scansione, email oppure tramite drag&drop, trascinando l’insieme dei documenti all’interno di uno dei raccoglitori virtuali. Il sistema provvederà poi in maniera automatica ad inserire i documenti nelle cartelle relative in funzione delle regole di classificazione stabilite.

  • 4. Riconoscimento automatico del contenuto

Il sistema riconosce il dominio di appartenenza di ogni singolo documento ed è in grado di individuare le informazioni necessarie alla loro classificazione, in funzione delle regole impostate. Ad esempio, per le fatture di acquisto, è possibile individuare ed estrarre i dati necessari alla registrazione contabile, così come per i documenti di carico si possono individuare anche le informazioni del corpo del documento ed utilizzarle per l'inserimento dei movimenti di magazzino.

  • 5. Pubblicazione documenti

I portali aziendali costituiscono un fondamentale strumento di cooperazione e di divulgazione delle informazioni a livello interno ed interaziendale: fatture DDT, rendiconti provvigionali, cedolini, comunicazioni, ecc.
InOrdine permette di pubblicare documenti, informazioni e contenuti su Internet o Intranet in modo semplice, dinamico e sicuro, integrandosi al sito aziendale.

  • 6. Workflow

Il sistema può essere istruito per avviare procedure di collaborazione coinvolgendo il personale dell’organizzazione che riceverà avvisi e segnalazioni al verificarsi di determinate condizioni quali:

  • richieste di offerta
  • richiesta di certificazioni
  • conferme d’ordine
  • non conformità

Ogni utente ha a disposizione un’area riservata dove sono elencati i propri compiti, che possono essere visualizzati in ordine cronologico di assegnazione o di priorità. L’assegnatario può ricevere feedback ad ogni variazione di stato del compito che ha assegnato, o riceverne uno alla sua conclusione. Sono disponibili numerosi modelli di Workflow già configurati ed attivabili in funzione delle necessità, ma il sistema consente di creare modelli ad-hoc per rispondere alle singole esigenze dei diversi processi aziendali.